Hộ chiếu cho du học sinh là giấy tờ đầu tiên cần chuẩn bị, trước cả thư mời nhập học hay vé máy bay. Một cuốn hộ chiếu sắp hết hạn, sai thông tin hoặc bị hư hỏng có thể làm chậm cả quá trình xin visa và khiến bạn phải đổi vé. Bài viết tổng hợp cách làm mới, cấp đổi và những lưu ý thực tế về hộ chiếu khi đi du học.
Quy định cơ bản về hộ chiếu phổ thông
Theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 (sửa đổi, bổ sung năm 2023), hộ chiếu phổ thông có các điểm chính sau:
- Công dân từ đủ 14 tuổi: hộ chiếu có thời hạn 10 năm.
- Công dân chưa đủ 14 tuổi: hộ chiếu có thời hạn 5 năm.
- Hộ chiếu phổ thông không được gia hạn. Khi hết hạn hoặc sắp hết hạn, bạn làm thủ tục cấp hộ chiếu mới.
- Hộ chiếu hiện nay được cấp loại có gắn chip điện tử hoặc không gắn chip, tùy lựa chọn của người đề nghị và quy định tại thời điểm làm.
Với học sinh đi du học bậc THPT từ 14–15 tuổi, đây là điểm cần chú ý. Nếu hộ chiếu được làm khi con còn nhỏ, thời hạn 5 năm có thể hết giữa chừng khóa học. Nên kiểm tra kỹ ngày hết hạn trước khi bắt đầu làm hồ sơ.
Cách làm hộ chiếu lần đầu
Nộp trực tuyến hoặc trực tiếp
Bạn có thể nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia, đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID. Người chưa đủ 14 tuổi do cha, mẹ hoặc người giám hộ thực hiện thủ tục. Bạn cũng có thể nộp trực tiếp tại phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Hồ sơ thường gồm
- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (điền trực tuyến hoặc theo mẫu).
- Ảnh chân dung theo quy chuẩn: nền trắng, đầu để trần, không đeo kính. Nộp online thì tải ảnh lên theo hướng dẫn của cổng.
- Căn cước/căn cước công dân để đối chiếu. Trẻ em thì cần giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ – con, chẳng hạn bản sao giấy khai sinh.
- Hộ chiếu cũ, nếu đã từng được cấp.
Thời gian và lệ phí
| Nội dung | Thông tin tham khảo |
|---|---|
| Thời gian trả kết quả tại cơ quan cấp tỉnh | Khoảng 8 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ |
| Thời gian tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh | Khoảng 5 ngày làm việc |
| Trường hợp khẩn cấp có lý do chính đáng | Có thể giải quyết nhanh hơn theo quy định |
| Lệ phí | Khoảng vài trăm nghìn đồng/cuốn. Cấp lại do mất hoặc hư hỏng có mức cao hơn. Biểu phí do Bộ Tài chính điều chỉnh theo từng thời kỳ |
| Nhận kết quả | Tại cơ quan xuất nhập cảnh hoặc qua bưu điện (có phí chuyển phát) |
Thời gian trên là theo quy định. Vào mùa cao điểm như hè hoặc trước kỳ nhập học, nên làm sớm hơn ít nhất 1 tháng để dự phòng việc phải bổ sung ảnh hay thông tin.
“Gia hạn” hộ chiếu: thực chất là cấp đổi
Nhiều người vẫn quen nói “gia hạn hộ chiếu”, nhưng hộ chiếu phổ thông Việt Nam không gia hạn được. Thủ tục đúng là cấp hộ chiếu mới và nộp lại hộ chiếu cũ. Khi đó cần lưu ý:
- Visa còn hạn trong hộ chiếu cũ: phần lớn các nước vẫn công nhận visa dán trong hộ chiếu cũ còn hiệu lực, nếu bạn mang theo cả hai cuốn khi nhập cảnh. Khi đổi hộ chiếu, hãy đề nghị được trả lại hộ chiếu cũ đã hủy giá trị. Quy định cụ thể của từng nước có thể khác, hãy kiểm tra với cơ quan cấp visa.
- Visa điện tử, gắn với số hộ chiếu (ví dụ visa du học Úc, eTA Canada, hệ thống số của Anh): khi đổi hộ chiếu, bạn thường phải cập nhật số hộ chiếu mới trên hệ thống của nước đó trước khi bay.
- Vé máy bay: nếu đã khai số hộ chiếu cũ trong đặt chỗ, cần báo hãng hoặc đại lý cập nhật thông tin API trước giờ bay.
Hộ chiếu cần còn hạn bao lâu khi du học?
Mỗi nước có yêu cầu riêng, nhưng có thể nắm nguyên tắc chung:
- Nhiều nước và nhiều hãng bay yêu cầu hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh.
- Thời hạn visa du học thường không vượt quá thời hạn hộ chiếu. Hộ chiếu ngắn hạn có thể khiến visa được cấp ngắn hơn khóa học, và bạn phải xin lại sớm hơn dự kiến.
- Khu vực Schengen yêu cầu hộ chiếu còn hạn ít nhất 3 tháng sau ngày dự kiến rời khu vực và được cấp trong vòng 10 năm.
Lời khuyên thực tế: nếu hộ chiếu còn dưới 2 năm mà khóa học kéo dài 3–4 năm, nên làm hộ chiếu mới trước khi nộp visa. Cách này tránh phải cấp đổi ở nước ngoài và cập nhật lại visa. Xem thêm danh mục giấy tờ trong bài checklist hồ sơ du học hoàn chỉnh và cách phân biệt CoE, I-20, CAS.
Thông tin trên hộ chiếu phải khớp tuyệt đối
Họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu trên thư mời nhập học, đơn visa, bảo hiểm và vé máy bay phải khớp với hộ chiếu. Sai một ký tự trong tên trên vé có thể khiến bạn bị từ chối lên máy bay hoặc mất phí sửa tên. Khi đặt vé, hãy gửi ảnh trang thông tin hộ chiếu để người đặt nhập chính xác. Xem thêm hướng dẫn về giấy tờ tùy thân đi máy bay.
Lưu ý khi đang ở nước ngoài
Bảo quản và sao lưu
- Scan trang thông tin hộ chiếu, visa, thẻ cư trú. Lưu lên email hoặc dịch vụ đám mây và gửi một bản cho phụ huynh.
- Hằng ngày nên dùng thẻ cư trú hoặc thẻ sinh viên để chứng minh danh tính, cất hộ chiếu ở nơi an toàn.
- Không để hộ chiếu bị ướt, rách, hay tự ghi chú lên các trang. Hộ chiếu hư hỏng có thể bị từ chối khi nhập cảnh.
Cấp đổi, cấp lại tại cơ quan đại diện
Du học sinh có thể đề nghị cấp hộ chiếu mới tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại. Thời gian xử lý ở nước ngoài thường lâu hơn trong nước vì phải xác minh nhân thân, có khi tới vài tuần. Vì vậy, đừng đợi sát ngày hết hạn mới làm.
Nếu mất hộ chiếu, cần trình báo cảnh sát địa phương để lấy biên bản. Sau đó liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam để được cấp hộ chiếu mới hoặc giấy thông hành về nước, rồi xin cấp lại visa hoặc thẻ cư trú theo quy định của nước sở tại.
Chuẩn bị bay về nước dịp hè, Tết? Hãy kiểm tra hộ chiếu và visa tái nhập cảnh trước khi đặt vé về Tết cho du học sinh hoặc vé về nước.
Câu hỏi thường gặp
Hộ chiếu còn 1 năm có xin visa du học được không?
Có thể nộp, nhưng visa thường chỉ cấp tối đa bằng thời hạn hộ chiếu. Nếu khóa học dài hơn, nên đổi hộ chiếu mới trước khi nộp để visa được cấp đủ thời gian.
Đổi hộ chiếu mới thì visa trong hộ chiếu cũ có mất hiệu lực không?
Thông thường visa còn hạn vẫn có giá trị nếu bạn mang theo cả hộ chiếu cũ. Với visa điện tử, bạn cần cập nhật số hộ chiếu mới theo hướng dẫn của nước cấp visa.
Có nên làm hộ chiếu gắn chip không?
Hộ chiếu gắn chip lưu dữ liệu sinh trắc học và có thể thuận tiện hơn tại cửa kiểm soát tự động ở một số sân bay. Về giá trị pháp lý khi xin visa, hai loại tương đương nhau.
Trẻ dưới 14 tuổi đi du học có cần hộ chiếu riêng?
Có. Mỗi người cần hộ chiếu riêng. Hộ chiếu cho trẻ dưới 14 tuổi có thời hạn 5 năm, thủ tục do cha mẹ hoặc người giám hộ thực hiện. Xem thêm hồ sơ du học cho học sinh dưới 18 tuổi.
Hộ chiếu tuy là giấy tờ đơn giản nhưng ảnh hưởng tới mọi bước sau đó: visa, bảo hiểm, vé máy bay. Hãy kiểm tra thời hạn ngay hôm nay. Khi hồ sơ đã sẵn sàng, Vé Du Học có thể hỗ trợ bạn đặt vé máy bay du học với thông tin chính xác ngay từ đầu.
Nguồn tham khảo
Booker HVSC báo giá miễn phí trong 15 phút, Zalo báo cất – hạ cánh cho cả gia đình.