Khác với nhiều nước, quy trình xin visa du học Nhật Bản gồm hai bước tách biệt: trước tiên là Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Nhật cấp, sau đó mới đến visa do Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam cấp. Hiểu rõ hai bước này giúp bạn tính toán thời gian và chuẩn bị hồ sơ hợp lý.
COE là gì?
COE (Certificate of Eligibility – 在留資格認定証明書) là giấy chứng nhận bạn đáp ứng điều kiện của tư cách lưu trú “Du học” (留学). Theo Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản, đơn xin COE được nộp tại cục xuất nhập cảnh khu vực nơi bạn dự định cư trú hoặc nơi có cơ sở tiếp nhận; người nộp có thể là người nước ngoài hoặc đại diện như nhân viên của cơ sở tiếp nhận. Với du học sinh ở Việt Nam, trường Nhật (trường Nhật ngữ, trường nghề, đại học) thường đứng ra nộp thay.
Một số điểm cần biết:
- Thời gian xét tiêu chuẩn: khoảng 1–3 tháng.
- COE điện tử: từ ngày 17/3/2023, COE có thể được gửi qua email; bạn xuất trình bản điện tử hoặc bản in khi xin visa.
- Hiệu lực: COE thường có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp, bạn cần nhập cảnh Nhật trong thời hạn này.
- COE không đảm bảo visa: theo Bộ Ngoại giao Nhật Bản, COE giúp đẩy nhanh xét visa và kiểm tra nhập cảnh, nhưng không phải là bảo đảm được cấp visa.
Bạn có thể so sánh COE của Nhật với CoE của Úc (hoàn toàn khác bản chất) trong bài CoE, I-20, CAS là gì.
Quy trình xin visa du học Nhật Bản
| Bước | Nội dung | Thời gian tham khảo |
|---|---|---|
| 1. Chọn trường, nộp hồ sơ | Nộp hồ sơ cá nhân, học vấn, tài chính cho trường; phỏng vấn, kiểm tra tiếng Nhật nếu có | Khoảng 5–8 tháng trước kỳ nhập học |
| 2. Trường nộp xin COE | Trường nộp hồ sơ tại cục xuất nhập cảnh khu vực | Xét khoảng 1–3 tháng |
| 3. Nhận kết quả COE, đóng học phí | Trường gửi COE (giấy hoặc điện tử) sau khi bạn đóng học phí theo yêu cầu | Sau khi có kết quả |
| 4. Xin visa | Nộp hộ chiếu, đơn, ảnh, COE tại cơ quan lãnh sự Nhật hoặc đại lý được chỉ định | Thường vài ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ |
| 5. Nhập cảnh | Nhập cảnh trong thời hạn hiệu lực COE, nhận thẻ cư trú tại sân bay lớn | Trước ngày nhập học |
Trường Nhật ngữ thường có 4 kỳ nhập học (tháng 1, 4, 7, 10), trong đó kỳ tháng 4 và tháng 10 phổ biến nhất. Hạn nộp hồ sơ do từng trường quy định, thường sớm hơn nhiều so với ngày nhập học; xem thêm thời gian xét visa du học các nước để lên kế hoạch. Tham khảo lịch trình tổng quát trong bài lịch nhập học và thời điểm đặt vé.
Hồ sơ xin COE thường gồm gì?
Yêu cầu cụ thể do trường và cục xuất nhập cảnh quy định, nhưng hồ sơ của du học sinh Việt Nam thường gồm:
- Hồ sơ cá nhân: đơn xin nhập học, hộ chiếu, ảnh, giấy khai sinh, giấy tờ cư trú.
- Hồ sơ học vấn: bằng tốt nghiệp, học bạ hoặc bảng điểm, giấy chứng nhận tiếng Nhật (JLPT, NAT-TEST, J-TEST…) hoặc xác nhận số giờ học tiếng Nhật.
- Hồ sơ tài chính: giấy bảo lãnh của người chi trả, xác nhận số dư tiết kiệm, xác nhận thu nhập, giấy tờ nghề nghiệp, kinh doanh của người bảo lãnh. Xem chứng minh tài chính du học.
- Lý do du học: kế hoạch học tập và nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp.
Tính trung thực và nhất quán của hồ sơ rất quan trọng. Thông tin khai không đúng có thể khiến COE bị từ chối và ảnh hưởng đến các lần nộp sau. Nếu bạn dự định vừa học vừa làm, hãy đọc thêm bài du học Nhật vừa học vừa làm để có kỳ vọng thực tế, hoặc tìm hiểu các nguồn tài trợ trong bài học bổng du học Nhật Bản MEXT, JASSO.
Sau khi có visa: nhập cảnh và làm thêm
- Nhập cảnh: mang theo hộ chiếu có visa, COE (bản giấy hoặc điện tử theo hướng dẫn). Tại các sân bay lớn, bạn sẽ được cấp thẻ cư trú (在留カード).
- Đăng ký địa chỉ tại văn phòng hành chính địa phương trong thời hạn quy định sau khi có nơi ở, đồng thời tham gia bảo hiểm y tế quốc dân.
- Làm thêm: du học sinh cần giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (資格外活動許可), thường được xin ngay tại sân bay khi nhập cảnh. Giới hạn chung là 28 giờ/tuần trong kỳ học và tối đa 8 giờ/ngày trong kỳ nghỉ dài theo lịch của trường; không được làm tại các cơ sở kinh doanh giải trí bị cấm.
- Chuyên cần: tỷ lệ đi học thấp ảnh hưởng trực tiếp đến việc gia hạn tư cách lưu trú.
Các tuyến Việt Nam – Nhật Bản có nhiều lựa chọn bay thẳng, nhưng mùa nhập học tháng 4 và tháng 10 giá vé thường tăng. Hơn 30 Booker của Vé Du Học săn vé đa hãng, tối ưu hành lý ký gửi cho du học sinh, hỗ trợ 24/7 và gửi thông tin chuyến bay cho phụ huynh qua Zalo. Nếu tìm được giá tốt hơn sau khi bạn đã thanh toán, HVSC chuyển khoản hoàn lại phần chênh lệch. Xem vé máy bay du học.
Câu hỏi thường gặp
COE và visa du học Nhật Bản khác nhau thế nào?
COE do cơ quan xuất nhập cảnh Nhật cấp, xác nhận bạn đủ điều kiện tư cách lưu trú du học. Visa do cơ quan lãnh sự Nhật tại Việt Nam cấp, dựa trên COE, cho phép bạn nhập cảnh.
Có COE rồi có chắc được visa không?
Không chắc chắn. COE giúp quá trình xét visa nhanh hơn nhưng cơ quan lãnh sự vẫn có quyền từ chối nếu phát hiện vấn đề trong hồ sơ.
COE có hiệu lực bao lâu?
Thông thường 3 tháng kể từ ngày cấp. Bạn cần xin visa và nhập cảnh trong thời gian này; nếu quá hạn, phải làm lại thủ tục.
Du học sinh Nhật được làm thêm bao nhiêu giờ?
Theo quy định chung, tối đa 28 giờ/tuần trong kỳ học khi đã có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú; kỳ nghỉ dài theo lịch trường có thể làm tối đa 8 giờ/ngày.
Visa du học Nhật Bản không khó nếu bạn chuẩn bị hồ sơ trung thực và nắm rõ mốc thời gian COE. Hãy làm việc chặt chẽ với trường và kiểm tra thông tin trên trang cơ quan lãnh sự Nhật. Khi đã có visa, liên hệ Vé Du Học qua hotline/Zalo 090.1800.918 để đặt vé.
Nguồn tham khảo
Booker HVSC báo giá miễn phí trong 15 phút, Zalo báo cất – hạ cánh cho cả gia đình.